西安市扶弱助困公益慈善基金会

财务管理制度

第一章 总则

第一条　为规范西安市扶弱助困公益慈善基金会（以下简称“基金会”）的财务行为，加强财务管理，特制定本制度。

第二条　本制度依据《中华人民共和国会计法》、《民间非营利组织会计制度》和有关法规，结合本基金会实际情况制定。

第二章 工作部门及岗位职能

第三条　工作部门：

（一）设立财务部，负责财务工作的实施；

（二）财务部设专职人员；

（三）如有必要，财务部可以聘请财务顾问。

第四条　财务部的职能： 

（一）认真贯彻执行国家相关的会计制度及税收管理法规，执行统一的财务制度及非营利组织会计制度；在不作为会计机关时，委托有权的基金会和个人进行会计核算。

（二）建立健全各项财务管理规章制度，检查监督财务纪律；

（三）健全会计体系，合理分工，明确职责，保证会计核算资料的连续、完整和系统性；

（四）按照基金会财务制度，督促实际落实；

（五）积极为业务管理服务，通过财务监督发现问题，提出改进意见；

（六）协调与有关基金会如民政、财政、银行、审计、会计师基金会等的关系，及时掌握相关法律法规的变化，有效规范财务工作，及时提供有关财务资料；

（七）完成基金会负责人交办的其它财务工作。

第五条  出于降低成本、减少财务人员流动对基金会带来负面影响方面的考虑，基金会委托第三方处理基金会的会计业务。

第六条　基金会设置出纳、会计岗位，出纳、会计的主要工作职责：

出纳岗位职责：

（一）开立银行账户，支票购买与开具，提取备用金、汇款、转账等工作（收到审批通过的付款单据后，五个工作日内完成付款申请录入）；

（二）现金日记账、银行存款日记账的登记；

（三）现金管理，每日登记现金日记账，做到库存现金日清月结，月末编制现金盘点表；

（四）捐款收入的管理，收到捐赠收入及时填写收入确认单，确定收入的性质、来源、支持的项目等信息；

（五）按月领取银行对账单，编制银行存款余额调节表；

（六）严格按照财务制度对基金会各项费用报销进行初审及整理签字工作；

（七）完整保存各种财务单据，做好与财务会计当月单据的交接工作；

（八）各种款项的结汇工作；

（九）基金会财务章的保管；

（十）发票的保管及开具工作；

（十一）与受托处理基金会会计业务的第三方进行对接；

（十二）领导交办的其他工作。

会计岗位职责：

根据出纳转过来的各种原始凭证进行审核，审核无误后，编制记账凭证。根据记账凭证登记各种明细分类账。

（一）月末作计提、摊销、结转记账凭证，对所有记账凭证进行汇总，编制记账凭证汇总表，根据记账凭证汇总表登记总账。

（二）结账、对账。做到账证相符、账账相符、账实相符。

（三）编制会计报表，做到数字准确、内容完整，并进行分析说明。

（四）基金会所有税务对接相关工作；

（五）基金会每年财政局、民政局年检工作；

（六）财务资料的装订、整理工作；

（七）将记账凭证装订成册，妥善保管。

（八）与受托处理基金会会计业务的第三方进行对接；

（九）编制季度、年度财务报告，以及项目披露相关财务报告；

（十）领导交办的其他工作。

第七条 财务顾问的岗位职责：

（一）推进基金会财务部门工作的规范化和专业化发展，建立和完善财务制度

（二）对基金会的财务工作进行宏观监督和指导；

（三）参与讨论基金会的年度项目及部门的整体预算方案及评估基金会财务风险

（四）为出纳、会计等财务岗位职员提供必要的业务指导和培训；

（五）复核会计凭证；

（六）协助编制季度、年度财务报告，以及年度审计报告。

第三章 货币资金管理制度

第八条 基金会的货币资金管理应遵循专款专用的原则，尊重资助方和捐赠人的意愿；货币资金管理严格按照计划、量入为出，保证财务现金流可持续运转；且货币资金管理要保证资金的安全及资金使用情况的可复核性。

第九条 现金管理

（一）现金使用范围：职工工资、补助、津贴、差旅、零星采购、以现金形式发放的项目款；

以下的日常办公支出，以及其他不能用支票或网上银行支出的费用等；

（二）备用金用于日常的现金垫付支出。由出纳负责保管与核算；

（三）财务部门定期进行盘点并报送执行主管审查；

（四）现金收付纪律：

－ 不准坐支现金，不准私用公款，不准借用账户套用现金；

－ 不准保存账外款项，不准收付规定业务以外的现金；

－ 库存现金余额不得超过20000元，库存限额超过时，应及时送存银行；

－ 严格审查现金付款凭证及原始凭证是否符合报销规定，报销程序和审批手续是否正确、齐全，若发现凭证有伪造、涂改时，拒绝办理收付款手续，并及时报会计予以追究；

－ 及时清理，正确记录现金收付业务。及时盘点现金库存，并与现金日记账目核对，做到日清月结、账款相符；

第十条 账户管理

（一）所有捐款和收入（包括捐赠、国内外合作项目款、政府拨款、现金入账、提供服务收入等）都需存入基金会账户；基金会外币账户的外币收入，需兑换成人民币，在每月28日前归入基金会账户中；

第十一条 网上银行管理

（一）网银管理基本原则：集中管理、分级负责、确保安全、讲求效益；

（二）业务范畴：根据业务需求，网上银行目前仅限于以下业务：

1、账户查询：账户状态及其余额的查询、历史交易明细查询、票据查询等。

2、银行收支结算：内部转账、货款支付、工资发放、自助缴费、项目拨款等。

3、账户状态管理：账户临时挂失、修改账户密码等。

（三）网银密钥采用二级管理制度。本着高效和强化资金安全审核的原则，由出纳制单，主管审核；

（四）出纳配备上网查询账户状况、根据手续齐全的有效收付凭据提交转账申请的网银密钥权限：主管配备上网查询账户状况、审核及批准转账申请的网银密钥权限。

第四章 收入管理

第十二条 收入包括捐赠收入、提供服务收入、政府补助收入、商品销售收入、投资收益及其他合法收入。

第十三条 捐赠收入按照收入性质严格划分限定性收入和非限定性收入，其中限定性收入要明确其具体用途，如支持的项目、资金来源等。

第十四条 收到收入内部手续

所有的收入都要填写《收入确认单》，确认收入的性质、使用限制、资金来源、用途等。

收入以月为单位汇总，填写一张《收入确认单》，后附捐款清单作为补充资料。

每月的捐赠清单，应以善款来源列明各项渠道的捐赠情况，方便行政财务部按类别核实，定期公布；

（四）活动义卖、现金捐赠等善款应填写《收入确认单》及统一由行政财务部存入基金会账户；

（五）对于接受到的款物捐赠，捐赠方要求开具捐赠票据的，应及时登记票据薄。

第五章 支出管理

第十五条 支出包括项目支出、筹资支出、行政支出等。

第十六条 差旅管理规定

适用及审批流程

1、本规定是对基金会相关人员国内、国际出差基金会作出的，适用于基金会所有全职、兼职员工、实习生以及聘任的专家、顾问等受薪人员，以及可能涉及到的志愿者等其他人员。

2、原则上，员工出差需提前3个工作日向上级主管部门提出OA申请，提交出差计划并按照流程进行审批。并分别抄送给行政部做考勤记录，抄送给财务部作为差旅费借支依据。

（二）差旅单据的填写

根据基金会的实际情况及项目部门的需要必须出差的，应填写差旅费单据。具体流程如下：

1、出差人填写复写两联《借款单》，第一联本人留存第二联交由财务部门;

2、财务部门根据预算审核将预借资金转账至申请人账户;

3、出差人需在费用发生后3个工作日内到财务部门办理冲抵报销手续差费报销时OA申请填写《报销单》并提供相关原始凭证交给上级主管待财务人员结算完毕，将第二联借款单退还给出差人;

4、财务部将实行“前账不清、后账不借”的原则，即上笔差旅费借款没有结清的情况下，不予借支之后的差旅借款。

第十七条  差旅费报销规定

（一）交通及住宿标准

1、原则上，单程交通旅程不超过6小时，应选择动车和高铁的二等座出行。如打折机票价格低于火车硬卧价格，也可乘坐飞机出行。

2、单程交通旅程超过6小时，可选择飞机经济舱出行，并选择性价比最高的航班。

3、原则上，基金会承担员工因公出差所产生的必要的住宿费。

4、原则上，应该选择各地的经济快捷酒店（或协议酒店）入住，其中住宿费标准为京、沪、穗、深等一线城市不高于300元/晚/间，其他省会及沿海等二线城市不高于250元/晚/间，其他中西部及县城等经济欠发达地区不高于200元/晚/间。

5、住宿费按实际发生天数在规定的标准以内实报实销。超出部分，由出差人自负。报销时必须提供有效、合法发票及结账清单（流水单）。无法提供清单的住宿费发票要由开票方明确标注起止时间或天数、人数、消费明细等详细内容，需开票方盖章。

6、如果双数同性别员工出差，须入住双人标准间。

7、特殊情况下，如基金会邀请的专家、嘉宾等非本基金会人员可酌情安排入住单人间。

8、员工因公出差所需的火车票、机票、酒店应提前5-10个工作日自行预定，预定前需和行政部商讨具体行程和价格。行政部给予积极配合和支持。

9、出差行程一经批准后，可向财务部预借相关差旅费。

10、出差行程一经批准后不可随意变更。因个人原因导致的行程变更、航班延误所产生的退票费、交通费、住宿费等由个人承担；因突发事项，如突发性疾病、交通事故、天气、航空公司等导致的行程变更、航班改签需做特殊说明，经上级主管部门和财务部批准，由基金会承担相关费用。

11、原则上，基金会承担员工因公出差所产生的必要的市内短途交通费。本着节省开支兼顾个人便捷的原则，基金会鼓励乘坐公共交通工具，并依个人实际情况和工作需要等因素自行选择乘坐公交、机场巴士、轨道交通、出租车。

12、对于公共交通不发达地区（或偏远项目点），若需租车或包车需提前报上级主管部门及财务部审批。

（二）其他相关规定

工作人员如借出差之便，中途绕道旅行、探亲、访友等，期间的交通费只报销出发地至目的地之间的直线路费，绕道部分的其他费用全部由个人承担。

第十八条 日常费用的报销制度

日常费用主要包括通讯费、交通费、办公用品、餐费、场地租赁费、印刷费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。 费用报销的一般规定：

(一) 基金会日常费用实行个人“先期垫付”的报销制度，每张票据都需要有经手人的签字，经手人对票据真伪、合理性负责。

(二) 提交OA日常费用报销单应注意:根据费用性质选择对应单据；严格按单据要求认真填写，注明附件张数；金额大小写须完全一致；简述费用内容或事由。

(三) 如果是一些数量和类别较多的购物发票，比如办公用品、日用品等，需要同时附上物品的明细。

（四）如果实际产生金额低于发票面额时，请务必注明“实报**元”。比如餐费实际花销85元，餐厅开具定额发票100元，在发票背面注明相关信息外，还需要注明“实报85元”，并填写情况说明。

（五）如果无法开具正规发票或者丢失发票等情况，可以用其他同类别的发票替补，并要注明实际费用发生的时间和实报金额。开具的收据务必有收款单位盖章和电话号码， 并寻找同等金额同等类别的发票代替,附在收据后面,附上付款截图,填写情况说明。

（六） 本基金会实行的是加班调休制度，因此员工加班不可申报任何费用报销，包括餐费、交通费等。

（七）  每月14日、28日为员工统一报销时间，原则上其他时间基金会不处理报销事宜，除非是一些大额支出或者紧急支出。

（八）报销款当月结清原则。目前基金会执行的是报销款垫付制度以及借款制度，所以每月的报销必须当月处理，每月的28日之前提交财务部（签字完毕后），不可拖延至下月，特别是当月的交通、通讯以及餐补，否则，财务部有权退回。

（九）费用报销的一般流程: 报销人提交OA审批→《日常费用报销单》→上级主管审核签字→财务主管审核→出纳放款。

第六章 工资核算及发放制度

第十九条 本规程规范工资发放程序,确保员工能及时、如数、安全地领取工资。

第二十条 工资核算  

（一）行政负责每月员工考勤及员工加班调休请假时间的统计。 

（二）会计每月5日开始根据考勤表、员工工资的计算系数计算员工本月工资,并编制《员工工资发放表》并于每月9前报财务主管审核。

（三）员工工资的计算公式: 月工资=基本工资+岗位工资+全勤+补助津贴+奖金-五险个人缴纳部分-个税缴纳部分-事假。

（四）秘书长负责《工资发放表》的审核。

第二十一条 工资发放

（一）出纳根据审核后的《工资发放表》于次月10日之前发放上月工资,遇节假日顺延(春节除外)

（二）试用期员工工资按全额工资的80%执行发放；志愿者补贴及实习生工资不纳入正式员工工资发放之列，均由劳务形式发放。

（三）工资发放形式

工资采用网银转账方式发放，财务部转发给员工电子工资条，《工资发放表》全部由财务部入账保管。

第七章 财务预算制度

第二十二条 财务预算包括年度基金会预算和项目预算。

第二十三条 根据基金会远期目标确定当年的工作规划，由主管于每年年会中召开预算讨论会，确定基金会工作计划及预算；

第二十四条 各部门须严格执行批准后的财务预算，严格控制无预算的资金支出。预算一经确定，原则上不予调整。

第二十五条 在各部门执行预算过程中，如需调整预算，须事前由项目主管向项目总监提出书面申请，并由主管获批通过后，方可调整预算。

第八章 财务会计信息披露

第二十六条 财务会计信息是捐赠人、基金会管理者、社会公众及受益人等利益相关方了解基金会财务状况、负债水平、资金使用情况及现金流量等信息的重要来源。财务信息披露是建立社会公信力的重要环节。

第二十七条 建立定期财务信息披露制度，提供真实、公允的财务会计信息；按照基金会的规定，定期在基金会官方平台公布。

第九章 会计档案的管理

第二十八条 财务内部应指定专人保管财务档案，建立、健全财务档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第二十九条 财务档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映基金会财务业务的重要史料和证据。包括：会计凭证类（原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证），会计账簿类（总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿），财务报告类（月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注、其他文字说明、其它财务报告，查账报告、验资报告等），其他类（银行存款余额调节表、银行对账单，其他应保存的会计核算专业资料，财务档案移交清册，财务档案保管清册，合同、等），财务档案既包括纸制的， 也包括存储在计算机硬盘（其他磁性介质、或光盘）上的会计数据。

第三十条 财务档案的保存：

（一）基金会完整保存委托的会计核算第三方提供的相关财务资料，按月分类整理。

（二）基金会由委托的第三方保管纸质财务资料。委托方每月统一装订整理凭证，及财务报表，并使用专门的财务档案盒存放。以年为单位打印总账、明细账。填写保管详单，集中保管。基金会行政财务部，应及时获取保管详单，了解财务档案的具体存放位置和存放状态。

（三）财务档案的保管期限按照国家《会计档案管理规定》所规定的年限执行。超过保管期限的档案需销毁时，要编制《会计资料销毁清册》，经有关人员审查批准，在有多方监督下销毁。

第三十一条 财务档案的借阅：

（一）与基金会经济活动的有关财务档案资料（包括电子版财务资料在内）不得私自向外借阅。

（二）基金会内部人员因工作需要查阅财务档案时，必须经部门负责人批准，有财务人员在场的情况下查阅有关资料。

（三）基金会建立的以项目预算为主的项目执行情况账目，项目总监（项目负责人）、主管可以随时查阅。

（四）外单位查阅时，必须持相关证明，经秘书长、财务同意，主管批准，方可借阅或复印。

（五）财务档案原则上不允许带出基金会，若因特殊情况需要带出基金会时，必须经秘书长、财务人员同意，主管批准，填具借阅单且要在规定时间内及时归还。

（六）借阅会计资料档案人员必须爱护档案，保证档案的完整和清洁，不得损坏、丢失、涂改，违者要追究其相应责任。

第十章 财务工作交接制度

第三十二条 基本要求：

（一）财务人员工作变动或者因故离职必须将所经管的工作全部移交给接替人员，没有完成交接手续，不得变动工作或者离职，不得结算工资等。

（二）移交人在办理移交手续前应及时办理完毕未了事项，包括对已经受理的经济业务尚未填制凭证的，应填制完毕；尚未登记的账目，应当登记完毕，并在最后一笔余额加盖经办人员印章；整理应该移交的各种资料，对未了事项写出书面证明等，同时编制移交清册，列明应当移交的会计凭证，各种账簿、报表、现金、有价证券、印章、相关的文件资料及其他业务用品，需要移交的遗留问题，应写出书面材料。

第三十三条 移交内容与流程

（一）交接双方要按照移交清册列明的内容，进行逐项交接：现金要根据会计账簿余额进行点交，不得短缺；有价证券的数量要与会计账簿记录一致。所有会计资料必须完整无缺，如有短缺，必须查明原因，并在移交清册中注明，由移交人负责；银行存款余额要与银行对账单核对，各种财务物资和债权债务的明细账户余额要与总账有关账户余额核对，核对清楚后，才能交接；移交人员经管的票据，印章和其他业务用品等，也必须移交清楚，电子类的数据，要对其密码和有关数据在电子计算机上进行实际操作移交，以检查电子数据的运行和有关数字的情况，交接工作结束后，交接双方和监交人要在移交清册上签名或盖章，以明确责任，同时，移交清册由交接双方以及单位各执一份，以供备查。

（二）专人负责监交，财务顾问或出纳移交工作时，由人事部门主管、主管负责监交。

（三）临时工作交接。对财务人员临时离职或因病暂时不能工作需要有人接替或者代替工作的，也应该按照以上规定办理交接手续。

（四）交接完毕后，交接双方和监交人员要在移交清册上签名或者盖章，并应在移交清册上注明：交接日期，交接双方和监交人员的职务、姓名，移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。 移交清册一般应当填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份。

第三十四条 移交后的会计责任

（一）接替人员应当继续使用移交的会计账簿，不得自行另立新账，以保持会计记录的连续性。

（二）移交人对自己办理且已移交的财务会计资料的合法性、真实性，要承担法律责任，不能因为财务会计资料已移交而推脱责任。

第十一章 项目管理费结余使用原则

根据民间非营利组织会计制度等要求的规定，项目结束，管理费用尚有结余按以下原则使用：

（一）用于基金会日常运营等经费开支；

（二）用于公益项目活动支出。

第十二章  附则

第三十五条 本制度解释及说明权归本基金会所有。

第三十六条 本制度未涉及的相关财务管理制度，按照现有相关规定执行。

西安市扶弱助困公益慈善基金会

2018年6月